Senior Procurement Executive

1. Nhiệm vụ chính (Key Accountabilities):

2. Mô tả công việc chi tiết (Detail Job responsibilities):
A. Hỗ trợ hoạt động thu mua tại các nhà máy

Làm việc trực tiếp với bộ phận mua hàng của từng nhà máy để đảm bảo tiến độ thu mua nguyên vật liệu, hóa chất, phụ tùng (spare parts), bảo trì.
Hỗ trợ kiểm tra, rà soát báo giá, phân tích giá, đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí: giá – chất lượng –thời gian giao hàng – tuân thủ – rủi ro.
Theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh với nhà cung cấp và bộ phận nội bộ.
Đảm bảo hồ sơ thu mua đầy đủ, đúng quy trình, đáp ứng yêu cầu kiểm toán nội bộ (internal audit).

B. Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp

Chủ động tìm kiếm, đánh giá và phát triển thêm nhà cung cấp mới cho nguyên vật liệu và thiết bị nhằmtối ưu chi phí & giảm rủi ro phụ thuộc.
Thực hiện khảo sát thị trường, đánh giá năng lực, đánh giá nhà cung cấp.
Làm việc với nhà cung cấp trong các vấn đề giao dịch, thương lượng, cải thiện giá, điều khoản thương mại.

C. Hỗ trợ đàm phán & triển khai gói thầu dự án

Tham gia vào toàn bộ quy trình đấu thầu, thu mua thiết bị cho các dự án mở rộng hoặc dự án mới tại các nhà máy
Chuẩn bị và tổng hợp hồ sơ mời thầu (RFI, RFQ, RFP), so sánh giá, phân tích kỹ thuật – thương mại.
Tham gia cùng Procurement Director trong các buổi họp, làm việc, thương lượng với nhà thầu/nhà cung cấp.
Theo dõi tiến độ giao thiết bị, hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hành, nghiệm thu, bàn giao.
Đảm bảo tuân thủ chặt chẽ quy trình đấu thầu & chính sách mua sắm của tập đoàn.

D. Điều phối & kết nối thông tin

Là cầu nối liên lạc giữa: Procurement Director – các nhà máy – nhà cung cấp – phòng kế hoạch – phòng kỹ thuật – phòng dự án.
Chuẩn bị báo cáo định kỳ: tiến độ thu mua, tình trạng nhà cung cấp, báo cáo tiết kiệm, cải tiến.
Tham gia các cuộc họp nội bộ và họp dự án, ghi nhận thông tin, theo dõi hành động đến khi hoàn thành.

E. Tuân thủ quy trình & hệ thống

Đảm bảo tất cả hoạt động thu mua tuân thủ quy trình Procurement Policy của AIG.
Thực hiện lưu trữ hồ sơ minh bạch – đầy đủ – đúng chuẩn, sẵn sàng cho audit và kiểm toán.
Hỗ trợ triển khai các dự án cải tiến (nếu có).

3. Công việc khác – nếu có (Other tasks – if any)

Hỗ trợ xử lý khủng hoảng (xử lý mua hàng khẩn; tìm hàng thay thế/ tạm thời; xác định rủi ro gián đoạn sản xuất).
Hỗ trợ làm hợp đồng – rà soát điều khoản – làm việc với Legal; Theo dõi tiến trình ký kết hợp đồng.
Hỗ trợ Bộ phận mua hàng tại các nhà máy (đào tạo. hướng dẫn người mới về quy trình, chính sách mua hàng của AIG).
Chuẩn bị báo cáo theo yêu cầu.
Hỗ trợ Procurement Director trong công tác quản trị nhà cung cấp cấp chiến lược.